Privacy and Personal Data Protection Policy

Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais Site Just In Case

A presente Política De Proteção de Dados Pessoais, doravante “Política de Privacidade” ou apenas “Política”, aplica-se genericamente à recolha e tratamento dos dados pessoais fornecidos pelos utilizadores que acedem à web-app “Just in Case”, doravante a “Site”, designadamente, os recolhidos através dos formulários, documentos ou outros meios destinados a permitir o contacto com a Fidelidade - Companhia de Seguros, S.A., pessoa coletiva 500 918 880, matriculada na Conservatória do Registo Comercial de Lisboa, sob o mesmo número, com sede no Largo do Calhariz, n.º 30, 1200-086 Lisboa, e como capital social de 457.380.000 EUR, doravante a “Companhia” ou “Fidelidade”, aplicando-se ainda ao exercício de direitos, pelo utilizador, relativamente a estes dados, nos termos da legislação aplicável.

Esta Política reveste-se de carácter geral, pelo que a informação que nela é prestada pode ser complementada ou afastada, total ou parcialmente, por outras políticas, avisos ou informações de carácter mais específico que eventualmente tenham sido ou venham a ser disponibilizadas no contexto de certos tipos de tratamento de dados pessoais.

PERSONAL DATA PROTECTION POLICY JUST IN CASE WEBSITE

This Personal Data Protection Policy, hereinafter the "Privacy Policy" or simply "Policy", applies in general terms to the collection and processing of personal data supplied by users who access the web-app "Just in Case", hereinafter the "Site", namely data collected via forms, documents or other means intended to enable contact with Fidelidade - Companhia de Seguros, S.A., legal person no. 500 918 880, registered with the Lisbon Commercial Registry Office under the same number, with registered office at Largo do Calhariz, no. 30, 1200-086 Lisboa, and with share capital of EUR 457,380,000, hereinafter the "Company" or "Fidelidade". It also applies to the exercise of rights, by the user, regarding this data pursuant to the applicable legislation.

This Policy is general in nature and the information provided in it may be added to or removed, totally or partially, by other policies, notices or information of a more specific nature which may have been or may be provided in the context of certain types of personal data processing.

1. RESPONSÁVEL PELO TRATAMENTO DOS DADOS PESSOAIS

A Companhia, cujos dados de contacto estão acima indicados, é a entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais fornecidos pelo respetivo titular no preenchimento de formulários existentes neste Site, tal como dos dados necessários para proceder ao registo dos demais dados pessoais que tenham sido ou venham a ser fornecidos em qualquer outro suporte, diretamente ou por intermédio de outrem, ou que tenham sido gerados pela Companhia, quer no âmbito de contactos prévios quer na celebração, execução, renovação ou cessação do contrato ou operação de seguro ou que tenham resultado das mesmas e respeitantes quer ao utilizador da Aplicação, quer a tomadores de seguro, segurados, beneficiários ou seus representantes e, ainda, a sinistrados ou a terceiros e seus representantes, doravante “Dados Pessoais”.

O fornecimento, à Companhia, dos Dados Pessoais recolhidos no âmbito de diligências pré-contratuais ou no processo de contratação, para além dos casos em que corresponde a informação necessária para cumprimento de obrigações legais da Companhia, constitui requisito necessário para as diligências pré-contratuais e, bem assim, para a celebração do contrato de seguro e sua execução, pelo que, na eventualidade de os mesmos não serem facultados à Companhia, o contrato não poderá ser por esta aceite.

Os Dados Pessoais serão tratados pela Companhia, entidade responsável pelo tratamento dos dados, para as finalidades enumeradas no ponto 4, abaixo, em estrito cumprimento do estabelecido na legislação em vigor em matéria de proteção de dados pessoais.

1. DATA CONTROLLER

The Company, whose contact details are indicated above, is the data controller, responsible for the processing of Persona data provided by the data subject when filling-in forms in this website, as well as any other Personal Data that have been or will be provided, in whatever medium, directly or through third parties, or that have been generated by the Company whether in the scope of previous contacts or in the scope of the conclusion, performance, renewal or termination of the insurance contract or arising therefrom, concerning whether the website user, policyholders, insured persons, beneficiaries or their representatives and also claimants or third parties and their representatives, hereinafter “Personal Data”.

The provision to the Company of the Personal Data collected within the scope of pre-contractual or contractual procedures, apart from the cases where they correspond to the information necessary to comply with the Company’s legal obligations, is a required prerequisite for pre-contractual procedures, as well as for the conclusion and performance of the insurance contract. Therefore, if said data are not provided to the Company, the contract cannot be accepted by the latter.

Personal Data will be processed by the Company, the data controller, for the purposes listed in point 4 below, in strict compliance with the legislation on personal data protection in force.

3. TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

Os dados fornecidos na relação estabelecida com a Companhia são tratados em conformidade com os preceitos legalmente aplicáveis, sendo nomeadamente:

tratados de forma lícita, leal e transparente;
recolhidos para finalidades determinadas, explícitas e legítimas e não serão tratados posteriormente de uma forma incompatível com essas finalidades;
adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário relativamente às finalidades para as quais são tratados;
exatos e, se necessário, atualizados, devendo ser tomadas as medidas adequadas para assegurar que sejam apagados ou retificados os dados inexatos ou incompletos, tendo em conta as finalidades para que foram recolhidos ou para que são tratados posteriormente;
conservados de forma a permitir a identificação dos seus titulares apenas durante o período estritamente necessário e dentro do legalmente permitido para a prossecução das finalidades de recolha ou do tratamento posterior.

4. FINALIDADES E FUNDAMENTO DO TRATAMENTO DOS DADOS PESSOAIS E CRITÉRIOS PARA FIXAÇÃO DOS PRAZOS DE CONSERVAÇÃO RESPETIVOS

Os Dados Pessoais são tratados para as seguintes finalidades assentes, em cada caso, nos fundamentos indicados na tabela abaixo e são conservados pelo tempo estritamente necessário à prossecução das mesmas finalidades, conforme os prazos (ou critérios adotados para os definir) indicados na mesma tabela:

Finalidade	Fundamento de Licitude	Prazo de Conservação
Gestão da relação pré-contratual e contratual de seguro, incluindo controlo da qualidade dos serviços prestados	Diligências Pré-Contratuais e Contratuais. Interesse legítimo do responsável pelo tratamento de avaliação de riscos propostos e de nível de qualidade do serviço.	Até decurso do prazo legal de prescrição de todas as obrigações emergentes do contrato de seguro após o termo deste (sem prejuízo do dever de manutenção dos Dados Pessoais necessários à invocação da prescrição após o decurso do prazo da mesma).
Desenvolvimento e Customização (Personalização) de Produtos	Interesse legítimo de desenvolvimento de atividade do responsável pelo tratamento.	Até ao termo de um ano sobre o final da relação contratual.
Suporte para planeamento de viagens (lista de Items para serem incluídos na bagagem, etc..)	Diligências Pré-Contratuais e Contratuais. Interesse legítimo do responsável pelo tratamento de avaliação de riscos propostos e de nível de qualidade do serviço.	Até decurso do prazo legal de prescrição de todas as obrigações emergentes do contrato de seguro após o termo deste (sem prejuízo do dever de manutenção dos Dados Pessoais necessários à invocação da prescrição após o decurso do prazo da mesma).
Marketing	Consentimento do titular	Até ao termo de um ano sobre o final da relação contratual.
Cumprimento de Obrigações Legais, incluindo perante Autoridades (designadamente supervisoras, regulatórios, fiscais), controlo de gestão e ações de prevenção e combate à fraude	Cumprimento de obrigação jurídica. Interesses legítimos de controlo da atividade do responsável pelo tratamento, incluindo prevenção de perdas por fraude. Para declaração, exercício ou defesa de direitos em processo judicial.	Prazo legal aplicável em cada momento para cada Obrigação Legal a cumprir. Até ao decurso do prazo de prescrição ou caducidade para o exercício de direitos.

3. PERSONAL DATA PROCESSING

The Personal Data provided within the scope of the relationship with the Company are processed in compliance with legally applicable provisions, namely:

processed in a lawful, fair and transparent manner;
collected for specified, explicit and legitimate purposes and not further processed in a way that is incompatible with those purposes;
adequate, relevant and limited to that which is necessary in relation to the purposes for which it is processed;
accurate, and where necessary, kept up to date, with appropriate steps being taken to ensure that data which is inaccurate or incomplete in relation to the purposes for which it was collected or for which it is further processed, is erased or rectified;
stored in a form which permits identification of data subjects for no longer than is strictly necessary and within the legally permitted terms, for the purposes for which Personal Data were collected or will be processed.

Purpose	Legal Basis	RETENTION PERIOD
Management of the pre-contractual and contractual insurance relationship, including quality control of the services provided	Performance of a contract to which the data subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract Legitimate interest of the data controller in assessing the proposed risks and the service quality level.	Up to the end of the legal prescription period of all the obligations arising from the insurance contract after the termination thereof (notwithstanding the duty of keeping the Personal Data necessary to invoke the prescription after its period has elapsed).Until the end of the legal limitation period for all obligations arising from the insurance contract after its termination (without prejudice to the duty to keep the Personal Data necessary for invoking its expiry after the legal limitation period).
Product Development and Customisation	Legitimate interest of carrying on the data controller’s business	Up to one year after the termination of the contract.
Support to plan trips (list of items to be included in luggage, etc.)	Performance of a contract to which the data subject is party or in order to take steps at the request of the data subject prior to entering into a contract. Legitimate interest of the data controller in assessing the proposed risks and the service quality level.	Until the end of the legal limitation period for all obligations arising from the insurance contract after its termination (without prejudice to the duty to keep the Personal Data necessary for invoking its expiry after the legal limitation period).
Marketing	Consent of the data subject.	Up to one year after the termination of the contract.
Compliance with Legal Obligations, including in relation to Authorities (namely supervisory, regulatory and tax authorities), management control and actions to prevent and combat fraud	Compliance with legal obligations. Legitimate interest of controlling the activity of the data controller, including prevention of losses due to fraud. For the declaration, exercise or defence of rights in legal proceedings.	Legal term applicable at each moment for each legal obligation to be complied with. Up to the expiry of the prescription or limitation period for exercising rights.

5. GRAVAÇÃO DE CHAMADAS TELEFÓNICAS

Nos contactos telefónicos estabelecidos entre o titular dos dados e a Companhia, no âmbito da sua atividade, esta poderá proceder à gravação das chamadas, mediante prévia informação ao titular dos dados e com o seu consentimento, para gestão da relação pré-contratual e contratual, designadamente, como meio de prova de informações ou instruções transmitidas e, bem assim, para melhoria dos serviços oferecidos ou contratados e, ainda, para controlo da qualidade dos mesmos. As gravações de chamadas serão conservadas pelos períodos que foram indicados nas deliberações da Comissão Nacional de Proteção de Dados que definem os princípios aplicáveis ao tratamento de dados de gravação de chamadas, nomeadamente, a Deliberação n.º 1039/2017.

5. RECORDING TELEPHONE CALLS

The Company may record calls in telephone contact established between the data subject and the Company, within the scope of its activity, provided it has previously informed the data subject of the same and received his/her consent. These recordings can be used to manage the pre-contractual and contractual relationship, notably as a means of proving the information or instructions transmitted during the call, as well as for the improvement of the services offered or contracted and also to control call quality. The call recordings will be stored for the periods indicated in the rulings of the National Commission for Data Protection that define the principles applicable to the processing of call recording data, namely Ruling No. 1039/2017.

6. DADOS RELATIVOS À SAÚDE

A celebração ou a execução do contrato de seguro envolve ou poderá envolver o tratamento de dados relativos à saúde do titular, no âmbito da gestão da relação contratual, utilização da cobertura, gestão de sinistros e, bem assim, em processos de alterações contratuais. A Companhia procede ao tratamento dos dados em questão, para as finalidades acima indicadas, mediante o consentimento do titular ou seu representante, sem prejuízo dos casos em que o tratamento assente noutro fundamento de licitude. A aceitação, pela Companhia, do contrato de seguro em causa depende da possibilidade de tratar os dados relativos à saúde do titular, sem o que se mostra inviável fazer a análise do risco proposto, aceitar a cobertura pretendida ou inclusive manter o contrato em vigor. Para mais informações acerca do tratamento de dados relativos à saúde na atividade seguradora, consulte epdp@fidelidade.pt

6. HEALTH-RELATED DATA

In the case of some covers (namely in health insurances, personal accident insurances or others), the conclusion or the performance of the insurance contract involves or may involve the processing of health-related data of the Data Subject, whether within the scope of the pre-contractual relationship, to analyse the proposed risk and set the contract conditions, whether within the scope of the management of the contractual relationship, use of the cover, claims management, as well as within the scope of contract renewal and amendment processes. The Company will process the data in question, for the aforementioned purposes, upon the consent of Data Subjects or their representatives, without prejudice to the cases where the processing is based on a different legal basis. In these cases, the acceptance by the Company of the insurance contract in question depends on the possibility of processing the Data Subject’s health-related data, without which it is not feasible to analyse the proposed risk, accept the intended cover or even keep the contract in force. For further information on the processing of health-related data in the insurance sector, consult epdp@fidelidade.pt .

7. DADOS RELATIVOS À LOCALIZAÇÃO

A celebração e execução do contrato de seguro de viagem “On Demand” envolve o tratamento de dados relativos à localização do dispositivo móvel do titular. O tratamento destes dados é necessário para a finalidade de gestão da relação pré-contratual e contratual do seguro e tem como fundamentos de licitude os que estão indicados na tabela anterior para as finalidades descritas. A Companhia apenas irá aceder aos dados de localização para efeitos e no momento da subscrição do seguro e os mesmos não serão conservados por qualquer prazo adicional. A aceitação, pela Companhia, do contrato de seguro em causa depende da possibilidade de tratar os dados de localização, indispensável para análise do risco proposto e conclusão do contrato, sem os quais este não poderá ser aceite.

7. DATA RELATING TO LOCATION

The entry into and performance of the “On Demand” travel insurance contract involves the processing of data relating to the location of the data subject´s mobile device. The processing of this data is necessary for the purpose of managing the pre-contractual and contractual insurance relationship and is based on the grounds of lawfulness indicated in the table above for the purposes described. The Company will only access location data for the purpose of the taking out of the insurance, and at the time this is taken out, and will not store the data for any additional period of time. The Company’s acceptance of the insurance contract in question is subject to it being able to process the location data, which is indispensable for an analysis of the proposed risk and for the contract to be entered into, and without these the contract cannot be accepted.

8. COMUNICAÇÃO DE DADOS

Os Dados Pessoais poderão ser comunicados a outras empresas do Grupo que a Companhia integra, cujos dados de identificação e contacto podem ser, em todo o momento, solicitados ao Encarregado de Proteção dos Dados Pessoais, podendo ser tratados por outras entidades a quem a Companhia tenha subcontratado o seu processamento e bem assim pelos seus resseguradores e co-seguradores. Os Dados Pessoais poderão, ainda, ser tratados por outros seguradores no quadro da regularização de sinistros.

Para efeitos das finalidades descritas e em cumprimento de obrigação legal, os Dados Pessoais poderão ser transmitidos a autoridades judiciais, administrativas, de supervisão ou regulatórias, e ainda às entidades, nomeadamente de tipo associativo, como seja a Associação Portuguesa de Seguradores, que enquadrem ou realizem, licitamente, ações de compilação de dados, ações de prevenção e combate à fraude, estudos de mercado ou estudos estatísticos ou técnico-atuariais.

8. COMMUNICATION OF DATA

Personal Data may be communicated to other companies in the Group to which the Company belongs, the identification and contact details of which may be requested at any time from the Data Protection Officer. Personal Data may also be processed by other entities to which the Company has outsourced its processing and also by its reinsurers and co-insurers. Personal Data may also be processed by other insurers in the context of settlement of claims.

For the purposes described and in compliance with legal obligations, Personal Data may be transmitted to judicial, administrative, supervisory or regulatory authorities, and also to entities of an associative nature, such as the Portuguese Association of Insurers (the Associação Portuguesa de Seguradores), which legally cover or perform data compilation actions, fraud prevention and combat actions, market studies or statistical or technical-actuarial studies.

9. RECOLHA DE DADOS JUNTO DE OUTRAS FONTES

A Companhia poderá proceder à recolha de informação respeitante ao titular que seja relevante para a avaliação do risco a segurar e fixação das condições contratuais do seguro, junto de fontes acessíveis ao público, organismos públicos, associações do setor ou empresas especializadas, para complementar ou confirmar a informação facultada pelo titular, no âmbito da finalidade de gestão da relação pré-contratual e contratual de seguro.

9. DATA COLLECTION FROM OTHER SOURCES

The Company may collect information relating to the data subject that is relevant for assessing the risk to be insured and establishing the insurance contract conditions, from sources accessible to the public, public bodies, sector associations or specialised companies, in order to complement or confirm the information provided by the data subject, within the scope of the management of the pre-contractual and contractual insurance relationship.

10. DIREITOS DO TITULAR DOS DADOS

O titular dos Dados Pessoais tem direito a solicitar à Companhia, mediante pedido escrito dirigido ao Encarregado de Proteção dos Dados Pessoais:

O acesso, nos termos e condições legalmente previstos, aos Dados Pessoais que lhe digam respeito e que sejam objeto de tratamento pela mesma;
A correção ou atualização de Dados Pessoais inexatos ou desatualizados que lhe respeitem;
O tratamento de Dados Pessoais em falta quando aqueles se mostrem incompletos;
O apagamento, nos casos especificamente previstos na lei, de Dados Pessoais que lhe digam respeito;
A limitação, verificadas as condições previstas na lei, do tratamento de Dados Pessoais no que lhe diga respeito.

Mediante pedido escrito, dirigido ao Encarregado de Proteção dos Dados Pessoais, o titular dos Dados Pessoais tem, ainda, direito a:

10. DATA SUBJECT'S RIGHTS

The Data Subject is entitled to request the following from the Company, by means of a written request sent to the Data Protection Officer:

Access, in the terms and conditions provided in law, to Personal Data relating to him/her that is processed by the Company;
Rectification or updating of Personal Data relating to him/her which is incorrect or out of date;
Processing of missing Personal Data when that data proves to be incomplete;
Erasure of Personal Data concerning him/her, in the cases specifically provided for in law;
Restriction, once the conditions provided for in law have been confirmed, of processing of Personal Data relating to him/her.

Subject to a written request addressed to the Data Protection Officer, the Data Subject is also entitled to:

Retirar o consentimento prestado, quando o tratamento de dados se fundar, apenas, em consentimento;
Opor-se ao tratamento por motivos relacionados com a sua situação particular, quando o tratamento de dados se fundar em interesse legítimo do responsável pelo tratamento.
Receber do responsável pelo tratamento, em formato digital de uso corrente e leitura automática, os dados pessoais que lhe digam respeito e que tenham sido, por si, fornecidos, tratados por meios automatizados com fundamento:

Withdraw consent given in cases when the processing of the data is based solely on consent;
Object to the processing of data for reasons relating to his/her particular situation, when the processing of the data is based on the legitimate interests of the data controller;
Receive from the data controller, in a commonly used machine-readable digital form, the Personal Data relating to him/her and which has been supplied by the hm/her, processed by automated means on the basis of:

(a) em consentimento prestado pelo titular dos dados ou, (b) em contrato celebrado, podendo solicitar, por escrito, a respetiva transmissão diretamente para outro responsável, sempre que tal se mostre tecnicamente possível.

O titular dos Dados Pessoais pode, ainda, solicitar, ao Encarregado de Proteção dos Dados Pessoais, informação mais detalhada, designadamente sobre as finalidades, fundamentos de licitude e prazos de conservação e, bem assim, apresentar-lhe reclamações sobre o modo como os seus Dados Pessoais são tratados, sem prejuízo de o poder fazer, também, junto da Autoridade competente.

(a) consent provided by the data subject, or (b) a contract entered into,

and may request, in writing, that it be transferred directly to another controller, whenever this is technically possible.

The data subject may also request more detailed information from the Data Protection Officer, namely on the purposes, legal basis and storage periods, and may also present complaints about the way his/her Personal Data is processed, without prejudice to also being entitled to do so to the competent authority.

11. SEGURANÇA DOS DADOS PESSOAIS

A Companhia adota medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os Dados Pessoais contra a sua perda, destruição ou danificação, acidental ou ilícita e, bem assim para assegurar que os dados facultados sejam protegidos contra o acesso ou utilização por parte de terceiros não autorizados.

A Companhia garante a privacidade e segurança na transmissão dos dados dos seus clientes e dos utilizadores da Aplicação, recorrendo à criptografia com SSL (Secure Sockets Layer) de todas as informações trocadas via Aplicação.

11. PERSONAL DATA SECURITY

The Company adopts technical and organisational measures that are appropriate to protect Personal Data against accidental or unlawful loss, destruction or damage, and to ensure that the data provided is protected against access or use by unauthorised third parties.

The Company guarantees privacy and security in the transmission of the data of its customers and of users of the Application, and uses SSL (Secure Sockets Layer) encryption of all information exchanged via the Application.

12. DECISÕES AUTOMATIZADAS

No âmbito dos processos de subscrição e renovação de contratos ou operações de seguro a Companhia poderá recorrer a soluções de tomada de decisão por meios automatizados que se mostram necessários para a celebração e execução do contrato ou operação de seguro respetivos, com recurso à informação, respeitante ao tomador do seguro ou segurados, obtida no quadro da gestão da relação contratual ou pré-contratual das quais poderá decorrer tomada de decisões em matéria de condições contratuais aplicáveis na subscrição ou renovação. O titular dos Dados Pessoais pode, ainda, solicitar, ao Encarregado de Proteção dos Dados Pessoais, informação mais detalhada sobre a lógica subjacente aos processos em causa, no quadro da subscrição e renovação de contratos, nomeadamente, sobre a informação tida em conta, para a tomada de decisões exclusivamente automatizadas e o modo como a mesma integra o processo de tomada de decisão. Em todos os casos em que a Companhia proceda à tomada de decisões exclusivamente baseada em tratamento automatizado de dados, os processos respetivos integrarão, pelo menos, mecanismos que confiram ao titular dos dados a possibilidade de: (i) manifestar o seu ponto de vista; (ii) contestar a decisão; e (iii) solicitar e obter da Companhia intervenção humana no processo de revisão tomada de decisão.

12. AUTOMATED DECISIONS

Within the scope of processes for taking out or renewing insurance contracts or transactions, the Company may use automated decision-making means that prove necessary for entering into and performing the respective insurance contract or transaction, using information relating to the policyholder or insured persons, obtained as part of managing the contractual or pre-contractual relationship, which may lead to decision-making on contract conditions applicable to the taking out or renewal. The Data Subject may also request more detailed information from the Data Protection Officer on the reasoning underlying the processes in question, as part of the taking out or renewal of contracts, namely, on the information taken into account for solely automated decision-making and the manner in which this is included in the decision-making process. In all cases where the Insurer takes decisions solely based on automated data processing, the respective processes will include, at least, mechanisms that grant the data subject the possibility to: (i) present his/her point of view; (ii) contest the decision; and (iii) request and obtain from the Company human intervention in the decision-making review process.

14. ALTERAÇÕES À POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

A presente Política de Proteção de Dados Pessoais poderá ser alterada periodicamente, mediante publicação na Aplicação, sem necessidade de consentimento prévio e expresso do titular dos dados.

Quaisquer alterações de carácter significativo serão comunicadas com o grau de publicidade correspondente à sua relevância, seja mediante destaque na publicação online, seja, caso a relevância o justifique, mediante comunicação individualizada aos titulares dos dados.

14. AMENDMENTS TO THE PERSONAL DATA PROTECTION POLICY

This Personal Data Protection Policy may be amended periodically, via publication on the Application, without the need for prior and express consent from the data subject.

Any significant amendments will be communicated with the degree of disclosure corresponding to their importance, either by prominent publication online or, if the importance so justifies, by individual communication to data subjects.